Project Control Officer / Contrôleur(e) de projets

Job Description

The Officer, Project Planning and Control is responsible for the quality of plans and control processes within corporate projects. He or she prepares high level and detailed project plans and estimates to support the Director and/or uses same for project fulfilment. Monitors project activity, flags key issues and provides status reports to the Director. He or she is also responsible for tracking all change requests (as appropriate) and for adjusting project baselines as required and/or using the adjusted baselines in project fulfilment. The officer develops, maintains and tracks progress of the risk management plan including working with sensitive and protected information pertaining to labour strategies and possible workforce adjustments.     

Job Responsibilities

Below are the main job requirements and responsibilities for the Officer, Project Planning and Control.

 

  • Develops and maintains detailed project plans for the Project Director.
    • Prepares the project charter
    • Validates plans against project charter
    • Documents and updates the business case
    • Prepares scope documents
    • Prepares the project work breakdown structure from project team member input
    • Identifies task dependencies, relationships and the critical path
    • Works with project team members to develop resource and cost estimates
    • Works with project team members to develop schedule estimates
    • Establishes project baseline for project performance measurement
    • Works with the project director / manager in preparing and presenting the project details to the corporation’s union(s) as required.

 

  • Monitors project activity flags key issues and provides status reports to the Director.
    • Tracks actual, forecast schedule and cost performance and incorporates scheduled updates, and earned value to identify problem areas by developing and maintaining detailed and summary project cost reports, and detailed and summary schedule performance reports
    • Maintains key issues log and tracks progress
    • Analyzes issues to determine the impact on project schedule, costs and benefits
    • Identifies opportunities to address schedule and cost issues
    • Prepares project status reports and presentations for review by stakeholders, including union consultation(s) as required

Job Responsibilities (continued)

  • Tracks all change requests and adjusts the project baseline as required
    • Maintains the project change control log
    • Administers all requests for changes through change control process
    • Adjusts the project baseline as required
    • Ensures that accepted changes have been incorporated into individual work plans.

 

  • Develops, maintains and tracks progress of the risk management plan or expenditure plan for the Director.
    • Works with team members to develop the risk management or expenditure plan including confidential labour strategies and workforce adjustments   
    • Updates the risk management plan
    • Tracks progress of risks or expenditures and identifies issues including confidential labour relations topics.

Qualifications

Education:

  • University degree in Project Management, Business Administration, or Engineering.
  • Project Management program or certification.
  • PMP candidate, PMP or CAPM certification, an asset. 

 

Experience:

  • 1 to 3 years of relevant Project Management experience, specifically in project planning and controlling.
  • Experience coordinating and communicating with a multitude of cross-functional stakeholders.
  • 1 to 3 years of experience using a Project Management system (MS Project, Sciforma, etc.).
  • One of more years of experience working in or with a unionized environment is an asset.
  • Experience working on construction projects, including major equipment installation or IT related projects is an asset.

 

Other Candidate Requirements

  • Proficient computer skills and competent with Microsoft Office programs, specifically MS Project software
  • Strong communication, analytical, and customer service skills
  • Be able to adapt to changes, flexibility and ability to learn quickly;
  • Experience with SAP for managing the procurement of goods or services, an asset;

Other Information

Project assignment for 18 months with possibility of extension and/or permanency

 

Safety Sensitive Positions
This position may be considered a Safety Sensitive position.


Employment Equity

Canada Post will represent Canada’s diversity and provide a safe and welcoming workplace that embraces and celebrates our differences. 

We are committed to employment equity and encourage applications from women, Indigenous Peoples, persons with disabilities and visible minorities.

 

Conflict of Interest
The Conflict of Interest Policy prohibits employees from hiring, supervising or reporting to, directly or indirectly via the reporting hierarchy, their immediate family or close personal relations. Should you feel that you may be in an actual or potential Conflict of Interest in regard to this job opportunity, you must communicate with the designated Human Resources representative.

 

Accommodation

Canada Post is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you are contacted by Canada Post regarding a job opportunity, please advise if you have any restrictions that need to be accommodated.  All information received in relation to accommodation will be kept confidential.

 

Important Message
Your application must clearly demonstrate how you meet the requirements as Canada Post cannot make assumptions about your education and experience. We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

 

Our Leadership Behaviours 
Decision Making – A champion of the organization who takes calculated risks and makes prudent, common sense decisions about current issues, future opportunities and resource requirements in a timely, well thought out manner that aligns with the corporation's best interests.
Accountability – An individual who strives for performance excellence and who holds him/herself and direct reports accountable for decisions and actions and for learning from mistakes when intended results are not achieved.
Business Orientation – A proactive individual who understands the competitive nature of the business, and is committed to sustaining the business through excellent customer service and new business opportunities.
Execution – A focused and self-motivated individual who acts with a sense of urgency and delivers on time and within budget, by dealing effectively with challenges and ambiguous situations.
Leading People – A compelling communicator and leader who engages, motivates and inspires others to achieve results and who encourages personal growth and finding better ways of doing things. 


Our Values

We value diversity as an essential part of who we are as a company, how we operate and how we see our future. We believe that attracting, developing, and retaining people who reflect the diversity of Canada is essential to our success because this matters to all communities and customers we serve. 

Canada Post’s corporate values reflect the principles, beliefs and aspirations that guide our behaviour and shape our culture.

Safety – We are committed to a safe and healthy environment for all our stakeholders.
Customer – We serve Canadians with pride and passion.
Respect – We treat each other with fairness and respect.
Integrity – We act responsibly and with integrity.
Transformation – We will innovate and transform to win in the marketplace.

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Description de l'emploi

L’agent, Planification et contrôle de projet, est responsable de la qualité des plans et des procédés de contrôle liés aux projets de la Société. Il prépare des budgets et des plans de projet généraux et détaillés afin de soutenir le directeur ou les utilise pour mener à bien le projet. Il surveille les activités du projet, signale les principaux enjeux et présente des rapports de situation au directeur. Il est également responsable d’assurer le suivi de toutes les demandes de changement (s’il y a lieu), de modifier les cadres du projet, au besoin, et d’utiliser ces cadres modifiés pour mener à bien le projet. L’agent élabore le plan de gestion des risques en plus d’en assurer le maintien et le suivi des progrès, y compris le travail avec des données protégées et sensibles liées aux stratégies de main-d’œuvre et aux révisions possibles de l’effectif

Responsabilités professionnelles

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’agent, planification et contrôle de projet

 

  • Élaborer des plans de projet détaillés et les tenir à jour pour le directeur.
    • Préparer le mandat du projet.
    • Valider les plans par rapport au mandat du projet.
    • Documenter et mettre à jour l’analyse de rentabilisation.
    • Préparer les documents sur la portée.
    • Préparer la structure de répartition du travail au moyen des commentaires des membres de l’équipe du projet.
    • Déterminer les dépendances et les rapports entre les tâches, ainsi que le chemin critique.
    • Collaborer avec les membres de l’équipe du projet pour établir des estimations relatives aux ressources et aux coûts.
    • Collaborer avec les membres de l’équipe du projet afin d’établir un calendrier provisoire.
    • Établir les conditions de base du projet aux fins d’évaluation du rendement.
    • Collaborer avec le directeur ou le gestionnaire de projet pour préparer et présenter les détails du projet aux syndicats de la Société, au besoin.

 

  • Surveiller les activités du projet, signaler les principaux enjeux et présenter des rapports de situation au directeur.
    • Évaluer le rendement par rapport au calendrier, aux coûts et à la valeur acquise prévus afin de cerner les problèmes en rédigeant des rapports détaillés et sommaires sur les coûts du projet et sur les progrès par rapport au calendrier, et en les tenant à jour.
    • Tenir à jour un registre des principaux enjeux et assurer le suivi des progrès.
    • Analyser les questions afin de déterminer leurs répercussions sur l’échéancier, les coûts et les retombées du projet.
    • Repérer les occasions de régler les questions relatives à l’échéancier et aux coûts.
    • Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que des présentations aux fins d’examen par les intervenants, notamment les consultations de syndicats, au besoin.

Responsabilités professionnelles (suite)

  • Effectuer le suivi des demandes de changement et modifier le cadre des projets, au besoin.
    • Tenir à jour le registre du contrôle des changements.
    • Gérer toutes les demandes de changements au moyen d’un processus de contrôle connexe.
    • Modifier le cadre du projet, au besoin.
    • S’assurer que les changements acceptés ont été intégrés aux plans de travail des personnes.

 

  • Élaborer le plan de gestion des risques ou le plan de dépenses en plus de les maintenir et d’en assurer le suivi des progrès pour le directeur.
    • Collaborer avec des membres d’une équipe afin d’élaborer un plan de gestion des risques ou un plan de dépenses, y compris des stratégies de main-d’œuvre et des révisions de l’effectif confidentielles.  
    • Mettre à jour le plan de gestion des risques.
    • Assurer le suivi des progrès relatifs aux risques et aux dépenses et cerner les problèmes, y compris les enjeux confidentiels liés aux relations de travail.

Critères d’admissibilité

Formation

  • Diplôme d’études postsecondaires, de préférence dans un domaine connexe OU une combinaison d’expérience professionnelle et de formation équivalente

 

Expérience

  • Un à trois ans d’expérience fonctionnelle pertinente
  • Une ou plusieurs années d’expérience dans un environnement syndiqué, un atout
  • Expérience de travail dans un environnement de projet, idéalement dans un bureau de projet où équivalent, ou une connaissance de la cueillette des exigences opérationnelles est un atout
  • Expérience de travail en conception de procédés d’établissements, en installation d’équipement important ou en projets informatiques est un atout 

 

Autres exigences

  • Excellentes compétences en informatique et maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
  • L’inscription à un titre professionel ou un progragramme de certificate pourrait être exigé pour certains postes (par exemple, en Finance et en Ingénierie)
  • Solides compétences en communication, en analyse et en service à la clientèle

Autres informations

Mission de projet pendant 18 mois avec possibilité de prolongation et/ou de permanence

 

Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.

 

Équité en matière d’emploi

Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences. 

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes vivant avec un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.


Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.


Mesures d’adaptation

Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation.  Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.


Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.


Nos comportements propres au leadership :
Prise de décisions – Champion de l’organisation qui prend des risques calculés et des décisions prudentes et logiques au sujet de questions actuelles, des occasions futures et des exigences en matière de ressources en temps opportun et de façon réfléchie, qui cadrent avec les intérêts supérieurs de la Société.
Responsabilisation – Personne qui vise l’excellence en matière de rendement, qui assume les décisions et les mesures prises et tient les subalternes directs responsables, mais qui tire aussi des leçons de ses erreurs lorsque les résultats prévus ne sont pas atteints.
Orientation commerciale – Personne proactive qui comprend la nature concurrentielle des activités de l’entreprise et qui s’engage à assurer la viabilité de l’entreprise grâce à un excellent service à la clientèle et à de nouvelles occasions d’affaires.
Exécution – Personne motivée et ayant des objectifs qui agit avec un sentiment d’urgence et atteint ses objectifs à temps et selon le budget, en gérant efficacement les défis et les situations ambiguës.
Leadership – Excellent communicateur et chef qui incite l’engagement des autres, les motive et les inspire dans le but d’atteindre les résultats et qui encourage l’épanouissement personnel et la recherche de meilleures façons de faire les choses.


Nos valeurs

Nous sommes conscients que la diversité fait partie intégrante de ce que nous sommes en tant qu’entreprise, de la façon dont nous exerçons nos activités et de notre vision de l’avenir. Nous sommes convaincus qu’attirer, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre qui reflète la diversité du Canada est essentiel à notre succès parce qu’il s’agit d’une priorité pour toutes les collectivités et les clients que nous desservons. 

Les valeurs de Postes Canada reflètent les principes, les croyances et les aspirations qui guident notre comportement et façonnent notre culture.

Sécurité – Nous nous engageons à assurer un environnement sain et sécuritaire pour toutes les parties intéressées.
Clients – Nous servons les Canadiens avec fierté et passion.
Respect – Nous nous traitons mutuellement avec équité et respect.
Intégrité – Nous agissons de manière responsable et avec intégrité.
Transformation – Nous innovons et nous nous transformons pour connaître du succès sur le marché.